“O arquivo excede o tamanho máximo permitido.” Essa mensagem aparece na pior hora: no último dia da inscrição, no envio de documentos para o banco, no anexo do e-mail para o RH. A boa notícia é que quase sempre dá para reduzir bastante o tamanho sem prejudicar a leitura. Este guia mostra como descobrir o que está pesando e qual ferramenta usar em cada caso.
Primeiro, descubra o que está pesado
Antes de comprimir, entenda de onde vem o tamanho:
- Fotos de celular: uma foto comum tem de 3 a 6 MB, com 12 milhões de pixels ou mais. É muito mais do que um documento precisa para ser lido.
- PDFs escaneados: cada página é uma imagem. Escaneada em 300 ou 600 dpi e em cores, uma única folha pode passar de 1 MB.
- PDFs criados juntando fotos: herdam o peso das fotos originais.
- PDFs digitais com texto: raramente são o problema. Um contrato de 20 páginas em texto costuma ter poucas centenas de kilobytes.
Na prática, em 9 de cada 10 casos o vilão é uma imagem em resolução maior que o necessário.
Caminho 1: reduzir as fotos antes de usar
Se você vai enviar fotos de documentos, ou transformá-las em PDF, comece reduzindo as fotos. Na ferramenta Comprimir imagem:
- Selecione as fotos (até 10 por vez).
- Escolha o nível recomendado.
- Em “reduzir as dimensões”, escolha até 1920 px. Para limites muito pequenos, use 1280 px.
- Baixe as fotos comprimidas, em um ZIP se forem várias.
Em um teste com uma imagem de 1600 × 1000 pixels e 871 KB, reduzindo para 1280 pixels no nível recomendado, o arquivo caiu para 141 KB, uma redução de 84%. Em fotos de celular maiores, a economia costuma ser ainda maior, e o texto de documentos continua legível em 1920 pixels.
Se o sistema pedir medidas exatas, como uma foto 3 × 4, use Redimensionar imagem com as dimensões em pixels.
Caminho 2: comprimir um PDF pronto
Se você já tem o PDF, use Comprimir PDF:
| Nível | Quando usar |
|---|---|
| Leve | O arquivo vai ser impresso, ou só precisa diminuir um pouco |
| Recomendado | Envio por e-mail ou sistema online, leitura na tela |
| Forte | Limites muito apertados, como 1 ou 2 MB para vários documentos |
A compressão reduz as imagens que estão em resolução maior que a necessária e recomprime as fotos, sem transformar o texto em imagem. Em um teste com um PDF de 457 KB gerado pelo Adobe Acrobat, o nível recomendado produziu um arquivo de 82 KB, visualmente igual ao original.
Caminho 3: dividir o arquivo
Alguns sistemas limitam o tamanho de cada anexo, mas aceitam vários anexos. Nesse caso, em vez de comprimir demais, divida o documento com Dividir PDF, por exemplo, separando cada documento em um arquivo. É útil também para e-mails: o Gmail aceita anexos de até 25 MB por mensagem, então um arquivo muito grande pode ser enviado em duas mensagens.
O formato certo para cada envio
Além do tamanho, o formato pode fazer um envio ser recusado. Algumas orientações práticas:
- Sistemas de órgãos públicos e bancos costumam aceitar PDF, JPG e PNG. Prefira PDF quando houver mais de uma página ou quando o pedido disser “documento”.
- WebP gera arquivos menores, mas muitos sistemas de cadastro ainda não aceitam o formato. Para documentos, use JPG ou PDF.
- WhatsApp comprime automaticamente as fotos enviadas como imagem, o que pode deixar documentos ilegíveis. Para preservar a qualidade, envie o arquivo como documento, de preferência já reduzido.
- Fotos HEIC do iPhone nem sempre são aceitas. Configure a câmera para salvar em JPG ou exporte a foto nesse formato antes de enviar.
Quando o site informar o formato e o tamanho aceitos, siga exatamente o que está escrito. Se houver dúvida, PDF em A4 com até 1 ou 2 MB por documento costuma passar na maioria dos sistemas.
A ordem certa das etapas
Para um conjunto de documentos fotografados, a sequência que dá o melhor resultado é:
- Fotografe com boa luz e enquadramento, para não precisar de alta resolução para ler.
- Comprima e reduza as fotos para 1920 px.
- Transforme as fotos em PDF com Imagem para PDF, em A4.
- Junte com outros PDFs, se necessário.
- Só se ainda estiver grande, comprima o PDF final.
Evite comprimir o mesmo arquivo várias vezes seguidas. Cada recompressão com perdas descarta mais detalhes, e depois de certo ponto o tamanho quase não muda, mas a qualidade continua caindo. Guarde sempre o original.
Confira a legibilidade
Depois de reduzir, abra o arquivo e amplie as partes com letras pequenas: números de documento, datas, valores, assinaturas. Se algo ficou ilegível, volte um passo, usando um nível mais leve ou uma dimensão maior. Um arquivo pequeno não adianta se o atendente não conseguir ler o seu RG.
Dicas para escanear do jeito certo
Se você usa escâner, a configuração faz toda a diferença: para documentos de texto, 200 dpi em tons de cinza costumam ser suficientes e geram arquivos muito menores que 600 dpi em cores. Use cores apenas quando a cor importa, como em fotos ou carimbos coloridos. Muitos aplicativos de escaneamento no celular também têm a opção de salvar em “tamanho reduzido” ou “qualidade média”, que já resolve boa parte dos casos.